電話関連の事前準備


こんにちは
飲食店専門のコールセンター吉沢です。

さて、今回は

「じゃあ、コールセンター導入してみようか!」

決定された場合の事前準備についてご紹介です。

まず

コールセンターといえば

電話

の仕事なので当然電話番号についてどうするか?

が問題になってきます。

当然今の電話はそのまま使えません。
(語弊がありますね、同じ番号は使えますが、ひと手間必要です。)

選択肢としては下記の2つですね

1)新規で番号取得

2)既存の番号を使う

それぞれメリット、デメリットあります。

1)新規で番号を追加した場合ですが

基本的にコールセンターで取得できる番号は

03と050番号となります。

メリット
コールセンター側のメリットになってしまうのですが
・(電話関連の)手続きが楽
・CTI(電話システム)にのる番号が必ず取れる

デメリットとしては
・番号が新たに追加されて(顧客側)費用がかかる
・媒体(ホットペッパーなど)の番号変更手続きが必要になる
・既存顧客が混乱する場合がある
などですかね

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2)既存の番号を使う場合

この場合はお客様で電話に関する手続きが必要になってきます。
今使ってる番号をコールセンター側に【転送】するサービスに加入する必要がでてきます。
これがデメリットと言えばデメリットですね

メリットとしては

・既存の番号を使い続けられる
・各種媒体への連絡不要

ですかね

デメリットとしては

・既存の番号がFAXと同一番号だった場合FAXが使えなくなる。

くらいですね。

ちょっと判りづらい話になりますが
オススメは

3)の1,2を並行するのが一番良いかと思います。

コールセンター側では裏番号という転送を受け付ける番号は必ず用意します。

その番号を1)新規番号として利用し各種媒体なのどの番号を変えてもらい
既存の番号はコールセンター側に転送する設定にする

そうすると煩わしい電話が一切鳴らなくなる上に
新規番号を活用できるため下記のようなこと可能になります。

来店確約コール

来店確約コールといって
コース料理などが決まってるお客様に予約日の3日〜2日前に
最終人数とコース料理の再確認をする。ことを来店確約コールと呼んでいますが

この時に
コールセンター側の発信番号は03&050番号発信になります。(システム上そうなってしまいます・・・)
この番号が発信番号になっているとお客様に出て頂ける率が低くなります。
なぜか?お客様は知らない番号から電話がかかってくるからです。
皆さんも知らない番号出ないですよね??

コールセンターを最大限活用する場合は
新規番号を表側(お客様に認知できる形)に出しておくことが必要になってきます。

ですよね(汗)

よく分からない方は弊社に電話くださいww

丁寧に説明いたします!

ん〜電話は複雑!